13 février 2017 - Je viens de participer à une formation de mise à niveau sur les procès-verbaux (PV) de conseils d’administration et je souhaite partager trois éléments que j’ai trouvé pertinents
Le PV devrait inclure assez de détails pour refléter fidèlement les niveaux d’analyse, de discussion et de réflexion qui ont mené aux décisions. Dans cet esprit, noter l’heure de début et de fin de la rencontre aide à démontrer que le temps alloué est suffisant.
C’est une bonne pratique d’utiliser un tableau des suivis du PV qui inclut quoi, qui et quand. Il n’est cependant pas nécessaire d’inclure ce tableau dans le PV. C’est un outil de travail pour le conseil, qu’on préfère ne pas rendre admissible dans une poursuite.
Si vous faites circuler une résolution écrite pour signature, tenant lieux de rencontre, tous les membres du conseil doivent la signer, ce qui est différent de seulement les administrateurs présents lors d’une rencontre. Il est acceptable de conserver une photo de la page signature comme preuve, un original n’est pas requis.